RECORDATORIO DE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER CONTABLE-FISCAL

Según indica el Código de Comercio, absolutamente toda la documentación contable de un ejercicio (libros, documentación y justificantes) tiene que conservarse durante al menos un plazo de seis años, desde el último apunte contable realizado en los libros.

Esta obligación persiste aun cuando se haya cesado la actividad y en caso de disolución de sociedad la obligación pasa a los liquidadores de la misma. En el supuesto de muerte del empresario la obligación es para los herederos legales.

La obligación mercantil de conservación de documentos se refiere a:

1. Libros obligatorios (diario, cuentas anuales, actas, inventario, registro de socios y de acciones).
2. Documentos y justificantes que avalen las anotaciones registradas en los libros, tales como facturas emitidas, recibidas y rectificativas, documentos bancarios, tickets…etc.
3. Libros no obligatorios como el mayor, registros de IVA…etc.

En cuanto a la normativa fiscal, la obligación de conservar la documentación es de al menos, 4 años a contar desde finalización del plazo de presentación de declaraciones. En este caso, lo que se debe mantener son  los libros de contabilidad y los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en todos los libros y también los programas y archivos informáticos  y cualquier justificante que tenga importancia fiscal.

A tener en cuenta: en el supuesto de que se declare una base imponible negativa en el Impuesto de Sociedades, el plazo de  la obligación de conservación de documentación puede exceder de los seis años, por lo que conviene siempre,  guardar por separado las facturas de los elementos de inmovilizado que le generen gasto por amortización además de toda la documentación relativa e ese ejercicio que justifique dichas bases imponibles negativas.

En conclusión, con carácter general el periodo óptimo de conservación de documentación con trascendencia tributaria es de 6 años, incrementándose en el caso de que existan bases imponibles negativas y/o deducciones al ejercicio en que se produzcan las mismas.

Esperamos que esta información sea de su interés.

Un atento saludo.